Kom Godt i Gang - Medlemsadministration

En simpel guide til at bruge Fanafdelingens medlemssystem.

Hvad er systemet?

Systemet holder automatisk styr på medlemmer fra to forskellige steder:

  • ForeningLet (Fanafdelingen) - Vores medlemsdatabase
  • Brøndby Support (MentoClub) - Brøndby Supports medlemsdatabase

Systemet synkroniserer automatisk hver time, så data er altid opdateret.

To typer medlemmer

🟢 Almindelige medlemmer

  • Betaler gennem ForeningLet
  • Vises med grøn "Almindelig" badge

🟠 Kombimedlemmer

  • Betaler gennem Brøndby Support
  • Vises med orange "Kombi" badge
  • Har en forbindelse mellem begge systemer

De vigtigste sider

Fanafdelingen → Medlemmer

Her ser du alle medlemmer fra ForeningLet.

Vigtige faner:

  • Alle - Oversigt over alle medlemmer
  • Kombi uden BS - Kombimedlemmer der mangler forbindelse til Brøndby Support ⚠️
  • Duplikerede emails - Medlemmer med samme email (skal rettes)

Brøndby Support → Medlemmer

Her ser du kun kombimedlemmer.

Vigtige faner:

  • Kombimedlemmer - Alle kombimedlemmer (hovedoversigt)
  • Ikke fundet - ⚠️ Kritisk! Betalende medlemmer uden ForeningLet konto
  • Ikke forbundet - Medlemmer der snart bliver forbundet automatisk
  • Dobbeltbetaling - ⚠️ Medlemmer der betaler to gange!

De 4 vigtigste opgaver

1. Tjek "Ikke fundet" dagligt

Hvad er det? Betalende kombimedlemmer der ikke har en ForeningLet konto.

Hvad skal du gøre?

  1. Gå til Brøndby Support → Medlemmer
  2. Klik på Ikke fundet fanen
  3. Marker alle medlemmer
  4. Vælg "Opret medlemskab af FA" fra handlingsmenuen
  5. Bekræft

Resultat: Systemet opretter ForeningLet konti til dem automatisk.

2. Ret dobbelbetalinger

Hvad er det? Medlemmer der både betaler i Brøndby Support OG ForeningLet.

Hvad skal du gøre?

  1. Gå til Brøndby Support → Medlemmer
  2. Klik på Dobbeltbetaling fanen
  3. Marker de berørte medlemmer
  4. Vælg "Konvertér til kombimedlemmer"
  5. Bekræft

Resultat: De betaler nu kun gennem Brøndby Support.

3. Tjek duplikerede emails

Hvad er det? Flere medlemmer bruger samme email.

Hvad skal du gøre?

  1. Gå til Fanafdelingen → Medlemmer
  2. Klik på Duplikerede emails fanen
  3. Klik på et medlem for at se detaljer
  4. Se under fanen "Duplicates By Email" hvem der deler emailen
  5. Ret emailadresserne i ForeningLet (klik på ForeningLet knappen)
  6. Vent på næste synkronisering (eller klik "Sync from ForeningLet")

4. Tjek "Combi uden BS" (Nedgraderede medlemmer)

Hvad er det? Medlemmer der er markeret som kombimedlemmer i Fanafdelingen, men som ikke længere har en forbindelse til Brøndby Support. Dette kan ske hvis de har nedgraderet deres medlemskab eller opsagt deres Brøndby Support abonnement.

Hvad skal du gøre?

  1. Gå til Fanafdelingen → Medlemmer
  2. Klik på Combi uden BS fanen
  3. For hvert medlem:
    • Tjek om de stadig har et aktivt kombimedlemskab i Brøndby Support
    • Hvis ja: Brug handlingen "Opret forbindelse til FA" for at genoprette forbindelsen
    • Hvis nej: De har nedgraderet - konverter dem til almindelige medlemmer i ForeningLet

Resultat: Medlemmer der ikke længere betaler gennem Brøndby Support får opdateret deres status korrekt.

Manuel synkronisering

Normalt synkroniserer systemet automatisk hver time. Men du kan også starte det manuelt:

Fra ForeningLet:

  1. Gå til Fanafdelingen → Medlemmer
  2. Klik "Sync from ForeningLet" (øverste højre hjørne)
  3. Vent 1-2 minutter
  4. Opdater siden

Fra Brøndby Support:

  1. Gå til Brøndby Support → Medlemmer
  2. Klik "Sync from Brøndby Support" (øverste højre hjørne)
  3. Vent 1-2 minutter
  4. Opdater siden

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor vises mine ændringer ikke?

Svar: Systemet henter data fra ForeningLet og Brøndby Support. Du skal ændre data DER, ikke i dette system.

  1. Klik på "ForeningLet" knappen ved medlemmet for at redigere i ForeningLet
  2. Vent på næste synkronisering (max 1 time)
  3. Eller klik "Sync from ForeningLet" for at hente med det samme

Hvad betyder "Ikke forbundet"?

Svar: Medlemmer der har en ForeningLet konto med samme email, men systemet har ikke forbundet dem endnu.

Hvad gør du: Vent - systemet forbinder dem automatisk ved næste time. Eller brug handlingen "Opret forbindelse til FA" for at gøre det nu.

Hvad betyder "Ikke fundet"?

Svar: Medlemmer der betaler i Brøndby Support, men IKKE har en ForeningLet konto.

Hvad gør du: Brug handlingen "Opret medlemskab af FA" for at oprette kontoen.

Hvad betyder "Combi uden BS"?

Svar: Medlemmer der er markeret som kombi i ForeningLet, men ikke har en forbindelse til Brøndby Support længere. De har sandsynligvis nedgraderet eller opsagt deres kombimedlemskab.

Hvad gør du:

  1. Tjek om de stadig er kombimedlemmer i Brøndby Support
  2. Hvis ja: Opret forbindelse igen
  3. Hvis nej: Konverter til almindeligt medlemskab i ForeningLet

Kan jeg slette medlemmer?

Bedste praksis: Slet ALDRIG medlemmer her. Hvis et medlem skal slettes, gør det i ForeningLet eller Brøndby Support. Systemet synkroniserer automatisk.

Vigtige badges og deres betydning

Badge Betydning
🟢 Almindelig Medlem der betaler gennem ForeningLet
🟠 Kombi Medlem der betaler gennem Brøndby Support
Betalt Betalingen er ajour
Forsinket Betalingen er forsinket (under 90 dage)
Opsagt Betalingen er mere end 90 dage forsinket

Daglige opgaver (5 minutter)

  1. ✅ Tjek Ikke fundet fanen - opret manglende konti
  2. ✅ Tjek Dobbeltbetaling fanen - ret dobbelbetalinger
  3. ✅ Tjek Combi uden BS fanen - håndter nedgraderede medlemmer
  4. ✅ Tjek Duplikerede emails fanen - ret duplikater

Det var det! Systemet klarer resten automatisk.

Brug for hjælp?

  • Tekniske problemer: Tjek Sync Logs i menuen for fejlbeskeder
  • Spørgsmål om medlemmer: Se den detaljerede dokumentation
  • Noget virker ikke: Kontakt systemadministratoren